Så här får du kopior av dina medicinska poster

Att granska dina journaler är inte bara den smarta saken att göra, det är rätt. Det låter dig uppdatera all information som kan vara avgörande för din vård eller att fråga din läkare om recept eller testresultat som saknas eller är felaktiga.

Historiskt var medicinska journaler förvarade och underhållna av primärvården. Under de senaste åren har en trend uppstått som har sett patienter som tar ansvar för lagring och underhåll av sina egna journaler.

Om du inte befinner dig i ett hälsovårdssystem som ger dig tillgång till dina elektroniska journaler (EMR), måste du vidta åtgärder för en kopia för dig själv.

Enligt HIPAA 1996, har du rätt att få kopior av de flesta av dina journaler, oavsett om de underhålls elektroniskt eller på papper. Dessa inkluderar läkarens anteckningar, medicinska testresultat, labrapporter och faktureringsinformation.

Vem kan begära läkarundersökningar

Medan HIPAA-reglerna är utformade för att skydda din integritet, är det så omfattande att många leverantörer fortfarande är förvirrade över hur man kan genomdriva dem. Detta kan ibland göra det svårt att skaffa dina dokument, även om du är fullt berättigad till dem.

Enligt HIPAA har du rätt att begära läkarregister om:

• Du är patienten eller patientens förälder eller vårdnadshavare, vars uppgifter begärs.
• Om du är vårdgivare eller förespråkare som har fått skriftligt tillstånd från patienten. I vissa fall kommer vårdgivaren att ge dig en blankett som patienten måste slutföra.

Många människor antar att endast de eller deras designees kan få kopior av deras journaler. Enligt lagen finns det andra individer eller organisationer som också kan ha rätt.

Detta inbegriper inte bara din primärvårdspersonal utan de tredjepartsdeklarerade enheter som du kanske med eller utan tvekan har rätt till när du registrerar ett patientintag eller registreringsformulär. Dessa omfattar inte bara läkare utan organisationer som försäkringsbolag, sjukhus, laboratorier, vårdhem, rehabiliteringscenter och faktureringstjänster.

Idag kräver vissa människor att deras medicinska information delas med mobilappar (som de som övervakar ditt hjärthälsovård eller diabetes). Under HIPAA har du rätt att begära detta med förståelsen att läkaren som släpper ut informationen inte är ansvarig för hur mobilappleverantören använder eller säkrar din information.

För detta ändamål är det i ditt intresse att läsa något medicinskt registrerings- eller intagsdokument för att fullständigt förstå de rättigheter du beviljar och med vilka dina uppgifter kan delas.

Vilka poster kan lämnas och som nekas

Även om du har rätt till de flesta av dina journaler finns det några som vårdgivare kan hålla tillbaka. Observera att åldersgränsen för en viss uppsättning poster också kan påverka möjligheten att få dem: De flesta leverantörer, inklusive läkare, sjukhus och laboratorier, måste hålla vuxna journaler i minst sex år, även om detta kan variera med stat. Beroende på staten måste ett barns journaler hållas i tre till 10 år bortom 18 eller 21 år.

Bland de olika dokumenten har du rätt att erhålla:

• Eventuella anteckningar eller register som en leverantör har skapat sig
• Eventuella diagnostiska resultat för vilka en leverantör har kopior inklusive blodprov, röntgenbilder, mammogram, genetiska tester, biopsier etc.
• Eventuell information som tillhandahålls av en annan läkare som användes för att upprätta en diagnos och / eller direkt behandling

Om du söker specifika laboratorietester eller sjukhusintagningsregister är det oftast bäst att begära dem från laboratoriet eller sjukhuset i stället för din primära vårdgivare. De kommer sannolikt att vara mer fullständiga och kan till och med hållas under en längre tid än en privat medicinsk praxis.

Registrerar din leverantör kan neka

Det finns poster som du kan bli nekad åtkomst till. Dessa handlar främst om mentala journaler för vilka leverantörens anteckningar kan betraktas som "intryck" snarare än diagnoser. Det har hävdats att avslöjande av denna rekord kan skada doktor-patientrelationen eller missuppfattas när den tas ur sammanhanget.

Med det sagt kan en leverantör inte neka din förfrågan eftersom det kan skada dina känslor. Det kan bara nekas om utlämnande av informationen kan tvinga dig att skada dig själv eller andra. Om förnekas måste avslag ges skriftligen till dig.

Enligt lagen kan följande vara rimligt undanhållna:

• Psykoterapinoter
• EMR-poster som inte finns i en "utsedd rekorduppsättning" (som betyder de som inte hänför sig till din hälsa men används för kvalitetssäkring för att förbättra patientvården)
• Rekord som kan äventyra ditt liv och säkerhet
• Information sammanställd för användning i en rättegång
• Rekord som inkluderar omnämnande av en annan person som kan skadas genom att informationen släpps
• Rekord som bryter mot en tredje parts konfidentialitet som utlovat sekretess
• Rekord som kan äventyra din hälsa, säkerhet, vårdnad eller rehabilitering om du befinner dig i fängelse (eller andra inmates eller personer i korrigeringsfaciliteten)
• Rekord som ingår i pågående forskning som inte har slutförts

Många av dessa begränsningar är föremål för en bred tolkning.

Om du känner att du blir orättvist nekad tillgång till specifika journaler kan du lämna in ett klagomål till Office of Civil Rights (OCR) hos DHHS. Du kan göra detsamma om din medicinska konfidentialitet har brutits.

Om OCR håller med om att ditt klagomål är berättigat, kommer det att instruera läkaren eller anläggningen att vidta korrigerande åtgärder eller genomdriva en lösning om faktisk skada uppstod. Klagomålet måste lämnas in inom 180 dagar efter överträdelsen.

Lagen förbjuder också vedergällning från den täckta enheten om ett klagomål lämnas in, till exempel uppsägning av tjänster eller en ökning av kostnaden för tjänster.

Vad gör du om du nekas tillgång till dina medicinska poster

Hur man begär din medicinska rekord

De flesta metoder eller anläggningar kommer att be dig att fylla i ett formulär för att begära dina journaler. Blanketterna kan vanligtvis samlas på kontoret eller levereras via fax, posttjänst eller e-post, Om kontoret inte har ett formulär kan du skriva ett brev för att göra din förfrågan. Var noga med att inkludera:

• Ditt namn
• Personnummer
• Födelsedatum
• Adress och telefonnummer
• E-postadress
• Listan över poster som begärs
• Datum för service
• Leveransalternativ (fax, post, email, personligen)
• Signatur

När förfrågan har gjorts kan det hända att du måste vänta ett tag innan dokumenten faktiskt tas emot. Statliga lagar varierar men kräver typiskt leverans inom 30 till 60 dagar. Var noga med att behålla en kopia av den ursprungliga förfrågan och kontakta din statens hälsodepartement om du misslyckas med att ta emot dokumenten efter upprepade försök.

Kostnad för service

Var medveten om att du kanske måste betala för kostnaden för dina journaler om du vill ha dem levererade på papper, fax eller via elektroniska medier. Medan priset kan variera måste det vara rimligt.

Dessutom har du rätt till skivorna även om du inte har betalat läkaren eller anläggningen för det aktuella förfarandet. Rekorden kan inte hållas kvar för betalning, och du kan inte debiteras en orimlig avgift för att kompensera för att betalningar inte betalas. Om pengar beror, kan läkaren eller anläggningen följa upp vägar för insamling, såsom rättsliga åtgärder eller inkasso.

För en doktor inte längre i praktiken

Om din läkare går i pension eller inte längre är i praktiken, måste alla journaler fortfarande upprätthållas enligt lagen. Detta gäller även om en läkare har dött eller upplöser övningen utan försäljning.

Enligt lagen ska journalen överföras till en annan vårdgivare som accepterar ansvaret. Om en leverantör inte kan hittas kan arkiverna arkiveras hos ett välrenommerat kommersiellt lagringsföretag.

På samma sätt, om din läkare har lämnat övningen men praxisen fortfarande fungerar, måste dina uppgifter behållas av de återstående medlemmarna. Om praktiken sålts kommer den nya praxis att ansvara för underhållet av journalen och vara ansvarig om uppgifterna förloras eller misshandlas.

Att spåra dina dokument kan ibland vara en utmaning, särskilt om en läkarkontor stängdes utan vidarebefordran. I det här fallet finns det flera saker du kan göra:

• Kontakta ditt statliga eller lokala medicinska samhälle. Eftersom många av dessa organisationer kräver årlig registrering, kommer de med största sannolikhet att ha den senaste kontaktinformationen.
• Tala med ditt sjukförsäkringsbolag. Om läkaren fortfarande är en godkänd leverantör kommer din försäkringsgivare att ha kontaktuppgifter.
• Kontakta något sjukhus där din läkare gjorde rundor. Sjukhus kräver att läkare genomgår en formell process för att få sjukhus privilegier. Personalavdelningarna brukar ha detaljer om filen.

Om allt annat misslyckas, kan du behöva rekonstruera din fil genom att kontakta de olika laboratorierna, sjukhuset eller specialisterna du använde. Dina sjukförsäkringsgivare, både tidigare och nuvarande, kan ge dig information om eventuella anspråk på dina räkning.

Korrigera fel

När du har fått en kopia av dina journaler, granska dem noggrant. Om du upptäcker fel eller utelämnanden, vill du få dem korrigerade omedelbart för att se till att de inte äventyrar din framtida vård.

De flesta leverantörer kommer överens om att korrigera sakfel eller spåra rapporter som borde ha behållits i din fil.

Detta omfattar dock inte olika meningsskiljaktigheter som din läkare har rätt att uttrycka en medicinsk åsikt om. Detta inkluderar anteckningar om bidragande faktorer till en sjukdom (som alkoholism eller hiv) som du hellre inte skulle ha i dina journaler. Att ändra eller utelämna skivorna skulle inte bara vara etiskt problematiskt, det skulle kunna utsätta läkaren för rättsliga åtgärder.

Med det som sägs, om du tror att en vägran av en rättelse är orättvis eller lägger dig på skadans sätt, skicka ett klagomål till OCR som redogör för tvisten. De kan granska bevisen och avgöra om korrigeringen är berättigad.

Ett ord från DipHealth

Att veta vad som finns i dina journaler kan vara lika viktigt som att se en läkare i första hand. Om du har tillgång till din EMR, var noga med att granska den efter varje möte eller vårdbesök. Det gör att du kan göra korrigeringar vid behov och delta mer aktivt om och när medicinsk behandling behövs.

Vad gör du om du nekas tillgång till dina medicinska poster