Effektiv rekrytering för medicinsk kontorspersonal

Rekrytering av framgångsrik medicinsk kontorspersonal är ett viktigt ansvar. Kunder på ett medicinskt kontor är inte typiska kunder. De är patienter som förväntar sig den högsta kvaliteten på vården, och vissa kan vara mitt i en medicinsk kris och kräva delikat hantering. Det är inte bara viktigt för personalen att ha vissa yrkeskunskaper och styrkor, det är absolut nödvändigt att de förstår att patientens liv är beroende av kvaliteten på sitt arbete. Effektiv planering är nödvändig för att rekrytera framgång.

Förbered dig på rekrytering innan du har en ledig tjänst

Även när ditt medicinska kontor är fullt bemannat, bör du alltid leta efter ny talang. De flesta arbetsgivare misslyckas med att vara förberedda om en av deras anställda lämnar. Om en anställd lägger in sina två veckors uppsägning idag, hur länge kommer det att vara innan du byter ut? Om du är förberedd med en uppdaterad arbetsbeskrivning, intervjufrågor och en rekryteringsplan inklusive var du kommer att annonsera, blir det lättare att hitta och begränsa listan över potentiella kandidater. Att vara redo för den här dagen hindrar dig från att känna sig rusad till att göra fel val från din pool av kandidater.

Fas 1: Skapa jobbeskrivningen

När beslutet har fattats för att börja rekrytera personal för ett befintligt jobb eller en ny position är det första steget att skapa eller uppdatera jobbbeskrivningen. Arbetsbeskrivningen beskriver detaljerna i positionen. Det ska återspegla allt som krävs för positionen så att du kan bedöma varje kandidat och göra det bästa urvalet.

Elementen i en arbetsbeskrivning är:

1. Primärjobbfunktion
2. Plikter och ansvar
3. Utbildning och erfarenhet
4. Kunskap, färdigheter och förmågor

Du bör inkludera kunskap om HIPAA och medicinsk integritet, starka kundservicekunskaper och kunskaper i att kommunicera med de speciella populationerna i din övning, till exempel barn, geriatriska patienter, utmanad rörlighet, utmaning mot hörsel etc.

Fas 2: Utveckla rekryteringsprocessen

Innan du skickar positionen har du mer arbete att göra. Det planerar att hitta högkvalificerade yrkesverksamma inom det medicinska området. Det finns fyra steg i utvecklingen av rekryteringsprocessen.

1. Utveckla en lista med intervjufrågor
2. Bestäm av typen av intervju
3. Skapa en annons för positionen
4. Bestäm var du ska posta positionen: Det är mer effektivt att överväga platser som lockar de bästa, mest begåvade och högkvalificerade sökande. Några av dessa inkluderar

• Inlägg internt
• Använda sociala medier (LinkedIn är en bra nätverkssida)
• Placera annonser på webbplatser som är inriktade på sjukvård eller medicinsk kontorspersonal
• Målskolor, universitet och handelsskolor
• Utstationering till nationella rekryteringswebbplatser som Careerbuilder.com, Monster.com etc.

Intervjufrågor du kan inte fråga

När du utvecklar intervjufrågor håller du ihåg vilka frågor som kan förolämpa din kandidat och försöka undvika dem. Det är viktigt att formulera dina frågor på ett sätt som ger dig det svar du letar efter, men kan ställas utan att orsaka eventuella rättsliga konsekvenser senare. Här är några frågor du inte kan fråga och vad du kan fråga istället.

Du kan inte fråga: Är du amerikansk medborgare?Du kan fråga: Har du behörighet att arbeta i USA?

Du kan inte fråga: Hur gammal är du?Du kan fråga: Är du över 18 år?

Du kan inte fråga: Har du några funktionshinder?Du kan fråga: Kan du utföra uppgifterna i denna position?

Du kan inte fråga: Är engelska ditt första språk?Du kan fråga: Vilka språk talar du, läser eller skriver flytande?

Du kan inte fråga: Har du barn?Du kan fråga: Vilken är din tillgänglighet för att arbeta utanför normal arbetstid?

Fas 3: Identifiera en pool av kvalificerade kandidater för urval

Nu är planeringen avslutad, posta positionen. Du är beredd att börja acceptera ansökningar.

Vid denna kritiska rekryteringspunkt är det dags att välja och identifiera en pool av kvalificerade kandidater att intervjua från sökandepoolen. För att göra processen så enkel som möjligt:

1. Ange en tidsfrist för att alla ansökningar ska skickas in
2. Granska programmen och sortera i tre grupper
3. Lägg till applikationer som inte uppfyller lägsta minimikrav
4. Utvärdera varje grupp av ansökningar separat för vissa kriterier
5. Välj de fem bästa kandidaterna för att kontakta en intervju

Rusa inte processen och använd en två intervju strategi

Att byta ut en värderad anställd, särskilt i det medicinska kontoret, kan ta lång tid. Många gånger gör medicinska kontorschefer anställningsbeslut eftersom de känner trycket att ersätta en anställd genast. Ta din tid. Lär känna potentiella kandidater innan du fattar ett slutligt anställningsbeslut.

Se till att din policy anger att alla anställningar kräver en intervjuprocess. Vid slutet av den andra intervjun borde du vara beredd att fatta ett beslutsamt beslut utan några reservationer om det. Var noga med att göra en bakgrundskontroll och ringreferenser innan du fattar ett slutgiltigt beslut för att undvika ytterligare förseningar.

Titta på alla kvaliteter hos en kandidat

Utbildning, certifiering och erfarenheter är viktiga faktorer och förkvalifikationer. Men någon kan ha 20 års erfarenhet i en position men visar fortfarande inte de kunskaper, färdigheter och förmågor som krävs för att utföra jobbet framgångsrikt.

Du kan eller kanske inte ha möjlighet att ge utbildning eller extra tid för att hjälpa en kandidat att utveckla färdigheter efter uthyrning. Vissa färdigheter, såsom keyboarding, kan förbättras över tiden, men strängare riktlinjer måste följas om kunskap om medicinsk terminologi är ett krav på jobbet.

Personliga drag bör också ingå som en avgörande faktor i urvalsprocessen. Om positionen är ett inträdesnivå, kanske det inte är nödvändigt att överväga ledarskap som ett personlighetsdrag som behövs för positionen. Men alla kandidater måste ha integritet och visa att deras handlingar och beteende på jobbet är baserade på höga etiska normer. De måste omfamna mångfald, erkänna och respektera skillnaderna mellan människor. Tänk på att de sätt på vilka patienterna och deras familjer behandlas direkt bidrar till det medicinska kontors framgångsnivå.

Fas 4: Rekrytera en av finalisterna

Vid denna tidpunkt i rekryteringsprocessen borde du ha minskat din pool av kvalificerade kandidater till en till två finalister. Om du har valt en panel eller ett utskott för att hjälpa till i det slutliga beslutet, är det dags att träffas och samla rekommendationerna för det slutliga beslutet.

1. Utöka ett informellt erbjudande
2. Få en kriminell bakgrundskontroll
3. Gör en referenskontroll
4. Kräver en hälsovurdering
5. Verifiera referenser: Det finns särskilda krav för licensierade vårdpersonal och processen kan ta flera veckor. För administrativ personal, kontrollera eventuella certifieringar och grader.
6. Följ upp med ett formellt erbjudandebrev
7. Förbered dig för den första dagen