Utvärdera Medical Office Workflow och Productivity

Arbetsflöde och produktivitet är avgörande för framgången för det medicinska kontoret. Ett strömlinjeformat arbetsflöde kommer naturligtvis att förbättra medarbetarnas produktivitet. Ett medicinskt kontor utan effektiva sätt att utföra nödvändiga arbetsuppgifter kan inte utföra dem effektivt.

En detaljerad och väl utvecklad policy- och procedurhandbok som är lättillgänglig för den medicinska kontorspersonalen kan starkt stärka hela laget.

Din policy bör omfatta ett fortbildningsprogram för att säkerställa att alla anställda hålls aktuella på kontorspolicy, överensstämmelse och arbetsspecifika krav.

Receptionen personal och arbetsflöde

Läkarorganisationens framgång beror i stor utsträckning på hur bra frontpersonalen utför.

1. Registreringsnoggrannhet: Cykeln för ett patientkonto härstammar från den första inmatningen av patientdemografisk information som innefattar patientdemografi och försäkringsinformation. Ogiltig information kan försena betalningen.
2. Scheduling Efficiency: Har ditt medicinska kontor höga priser? Ett sätt att minska no-shows är genom användning av online patientplanering. Patienterna kan hantera, schemalägga eller omplacera sina egna möten, vilket gör att ingen visar mindre sannolikt.
3. Patienttillfredsställelse: Att tillhandahålla högkvalitativ vård och utmärkt kundservice kommer att förbättra patientnöjdheten, förhindra förlust av intäkter för det medicinska kontoret.

Dokumentation och kodning

En bedömning av dokumentation och kodning säkerställer att varje patientdiagram är korrekt, fullständigt och uppfyller kraven för överensstämmelse med koden. Korrekt dokumentation och kodning är nödvändiga för korrekt avgiftsupptagning, effektiv fakturering och samlingar och förnekningshantering.

1. Använder du fortfarande det gamla pappersbaserade kartsystemet? Byte till en elektronisk hälsopost (EHR) kan förbättra noggrannheten och minska kostnaderna.
2. Korrekt uppdelning av nöd- och hanteringsnivå (E / M) för den korrelerande diagnosen eller ICD-9-koderna är viktig för ersättning och kodning.
3. Tillåt inte transkription och medicinsk registrering av kodningsfördröjningar påverkar faktureringscykeln. Ställ in tidsramen för att avslutas minst tre till fem dagar.

Fakturering och samlingar

Bästa metoder för fakturering och samlingar visar fyra sätt att hantera arbetsflödet för maximal ersättning.

1. Arbeta alla kundfordringar konton från hög dollar till låg dollar. Detta resulterar i lägre AR-dagar, vilket betyder att ditt medicinska kontor samlar in mer pengar på kortare tid.
2. Minst 90 procent av medicinska kontorskraven ska faktureras elektroniskt. Elektroniska fordringar behandlar vanligtvis inom sju till tio dagar. Papperskrav kan ta 30 dagar eller längre.
3. Använd webbaserade verktyg för att kontrollera fordringsstatus. Detta kan ta två till tre minuter jämfört med de 20-30 minuter som finns i förvar med ett försäkringsbolag.
4. Identifiera orsaker till avslag och underbetalningar för att undvika framtida intäktsförluster eller förseningar. Detta innebär också att se till att deials löses i rätt tid.

Diverse arbetsflödesfrågor

1. Har uppgifter klart definierats av arbetsansvaret?
2. Hur ska du göra övergången från pappersposter till EMR (elektronisk medicinsk post)?
3. Har du en fortlöpande utbildnings- och utvecklingsplan för alla anställda?
4. Har alla arbetsområden identifierats för att förbättra arbetsflödessuccessen?
5. Har du utvärderat utformningen av kontor och patientområden?
6. Har du den senaste och aktuella HIT (hälsoinformatik)?

Tips # 1: Utveckla en vinnande policy för uppgiftsinsamling

En viktig del av intäktscykeln är sammanslagningar i förskott, vilket minskar antalet patientkonton som hamnar i skuldsättning eller samlingsstatus. Det är lättare att samla in från patienter innan tjänster görs än 60 dagar senare efter att försäkringen äntligen har betalats.

Tips # 2: Kontrollera noggrann medicinsk kodning

Medicinsk kodning är en viktig faktor för att få försäkringsersättning samt upprätthålla patientjournaler. Kodningsskador gör det möjligt för försäkringsbetalaren att känna till sjukdomen eller skadan hos patienten och behandlingsmetoden.

Tips # 3: Använda Chart Audits för att minska faktureringsfel

Den medicinska kontors snabba takt är den perfekta miljön för faktureringsfel. Genom att regelbundet utföra diagramrevisioner ser du vilka fel som är vanligare och utvecklar policyer, system och träning för att minska dem.

Analysera ditt patientflöde

Att bestämma hur dina patienter rör sig i hela ditt medicinska kontor bör vara ett av de första områden som ska bedömas.